Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg
Vertreten durch: Bürgermeister Markus Hof
Neumarkt 1
56457 Westerburg
Telefon: 026632910
E-Mail: poststelle@vg-westerburg.de
Website: https://www.vg-westerburg.de/
Datenschutzbeauftragte(r)
Herr Stefan Hartmann
Neumarkt 1
56457 Westerburg
Telefon: +49 (0) 2663 291-304
E-Mail: datenschutz@vg-westerburg.de
Online-Terminbuchung
Über die Online-Terminbuchung können Sie bei uns einen Termin für einen Vorgang vereinbaren.
Dafür verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie – je nachdem, was für den Vorgang abgefragt wird – Ihre Anrede, Ihr Geburtsdatum, Telefonnummer und Anschrift, Ihre Anmerkungen und Namen und Geburtsdaten weiterer Personen, für die Sie mitbuchen. Dazu kommen der gewählte Vorgang, Ort und Zeitpunkt, die Sprache Ihrer Buchung, die gewünschten Erinnerungen, der Verlauf des Termins (etwa Bestätigung, Absage, Erscheinen), Nachrichten, die wir Ihnen zum Termin schreiben, und das Protokoll der E-Mails, die wir Ihnen dazu schicken. Bestätigen oder sagen Sie einen Termin über den Link in unserer E-Mail ab, speichern wir im Verlauf des Termins die IP-Adresse, von der aus das geschah, und bei einer Absage den Grund, den Sie angeben.
Zweck ist, Ihren Termin zu vergeben, vorzubereiten und durchzuführen und Sie dazu per E-Mail zu informieren und zu erinnern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO: Die Vergabe von Terminen gehört zu unseren Aufgaben im öffentlichen Interesse. Eine Einwilligung holen wir dafür nicht ein.
Ihre Angaben erhält die Stelle, bei der Sie den Termin buchen – die Organisation und dort der Bereich, der den Vorgang bearbeitet. An andere Stellen geben wir sie nicht weiter.
Erscheinen Sie zu Terminen nicht, ohne abzusagen, vermerken wir das zu Ihrer E-Mail-Adresse. Nach 3 nicht wahrgenommenen Terminen sperren wir die Adresse für die Online-Buchung bei dieser Organisation; auch aus anderen Gründen können wir eine Adresse sperren. Buchen Sie mit einer gesperrten Adresse, bekommen Sie per E-Mail die Nachricht, dass die Online-Buchung nicht möglich ist; das Protokoll dieser E-Mail löschen wir nach 30 Tagen.
Speicherdauer:
- Muss eine Buchung per E-Mail bestätigt werden und bestätigen Sie sie nicht innerhalb von 2 Stunden, stornieren wir sie automatisch. Für den stornierten Termin gelten dann die folgenden Fristen.
- Die Links in unseren E-Mails funktionieren bis 30 Tage nach dem Termin.
- 30 Tage nach dem Termintag entfernen wir aus jedem Termin – gleich, ob er stattgefunden hat, abgesagt oder nicht wahrgenommen wurde – Ihren Namen, Ihre Anrede, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Anschrift, Ihre Anmerkungen, die Sprache Ihrer Buchung, die gewünschten Erinnerungen, Ihre Einwilligung zur Bitte um Rückmeldung, Ihren Absagegrund, Namen und Geburtsdaten weiterer Personen, die IP-Adressen im Verlauf des Termins, das Protokoll der E-Mails zum Termin und Nachrichten der Verwaltung zum Termin (Anonymisierung). Übrig bleiben Vorgang, Ort, Zeitpunkt, Stand und Verlauf des Termins ohne Bezug zu Ihrer Person, die wir für unsere Statistik nutzen, und Vermerke, die unsere Beschäftigten zum Termin angelegt haben.
- 2 Jahre nach der Anonymisierung löschen wir den Termin endgültig – zusammen mit seinem Verlauf und den Vermerken dazu.
- Eine Sperre Ihrer E-Mail-Adresse bleibt gespeichert, bis wir sie aufheben. Eine aufgehobene Sperre löschen wir 30 Tage nach der Aufhebung. Den Vermerk über nicht wahrgenommene Termine ohne Sperre löschen wir 12 Monate nach dem letzten nicht wahrgenommenen Termin.
- Anonymisierung und Löschung erledigt ein Lauf, der jede Nacht stattfindet – sie erfolgen also spätestens am Tag nach Ablauf der Frist.
Warteliste der Terminvergabe
Ist für einen Vorgang kein passender Termin frei, können Sie sich online auf eine Warteliste setzen lassen. Wird ein Termin frei, können wir ihn Ihnen per E-Mail anbieten.
Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (freiwillig), den gewünschten Vorgang und Standort, Ihre Wunschzeiten und Anmerkungen, die Sprache Ihrer Eintragung sowie Zeitpunkt und Art der E-Mails, die wir Ihnen dazu schicken.
Zweck ist allein, Ihnen einen frei gewordenen Termin anbieten zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO: Die Vergabe von Terminen gehört zu unseren Aufgaben im öffentlichen Interesse.
Damit niemand Sie ohne Ihr Wissen einträgt, stehen Sie erst auf der Warteliste, wenn Sie den Link in unserer E-Mail bestätigt haben.
Haben Sie bereits einen Termin, können Sie sich auf der Seite Ihres Termins benachrichtigen lassen, wenn vorher etwas frei wird. Dafür übernehmen wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vorgänge und Standort aus Ihrem Termin; eine eigene Bestätigung ist nicht nötig, weil Sie die Seite über den Link aus Ihrer Bestätigungs-E-Mail öffnen. Die Benachrichtigung endet spätestens mit Ihrem Termin.
Speicherdauer:
- Nicht bestätigte Eintragungen löschen wir 48 Stunden nach der Eintragung.
- Solange Sie auf der Warteliste stehen, bleibt Ihre Eintragung gespeichert. Nach 4 Wochen fragen wir per E-Mail nach, ob Sie noch einen Termin brauchen; antworten Sie nicht binnen 7 Tagen, endet Ihr Eintrag. Abmelden können Sie sich jederzeit über den Link in unseren E-Mails.
- Beendete Eintragungen (gebucht, abgemeldet, abgelaufen oder von uns beendet) löschen wir 30 Tage nach ihrem Ende – zusammen mit dem Protokoll der E-Mails dazu – im Lauf, der jede Nacht stattfindet. Einen über die Warteliste gebuchten Termin betrifft das nicht; für ihn gilt die Speicherdauer der Online-Terminbuchung.
Auftragsverarbeitung
Für den technischen Betrieb dieses Online-Angebots setzen wir einen IT-Dienstleister ein. Dieser verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns und ist nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet. Eine eigene Verwendung der Daten findet nicht statt.
Zu jeder E-Mail, die wir Ihnen über diese Plattform schicken – etwa Bestätigungen, Erinnerungen oder Benachrichtigungen –, führt der Dienstleister ein Versandprotokoll: Empfängeradresse und -name, Betreff, den Anfang des Textes, die Liste der Anhänge, Zeitpunkt und Ergebnis des Versands sowie IP-Adresse und Browserkennung der Anfrage, die den Versand ausgelöst hat. Es dient allein dem Nachweis des Versands und der Fehlersuche und wird nach 90 Tagen in einem nächtlichen Lauf gelöscht.
Eingesetzter Dienstleister: KommApps
Nutzungsdaten
Beim Aufruf dieser Seiten speichert der Webserver technisch notwendige Daten:
• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• Fehlercode der Anfrage
Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
Datensicherheit
Die Übertragung zwischen Ihrem Rechner und unserem Server erfolgt verschlüsselt (TLS). Sie erkennen dies am Schloss-Symbol in Ihrem Browser und daran, dass die Adresszeile mit https:// beginnt. Zusätzlich treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen.
Reichweitenmessung
Um zu erkennen, welche Angebote dieser Seite genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Daten auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Eine Einwilligung ist dafür deshalb nicht erforderlich.
Ihre IP-Adresse und Ihre Browserkennung werden nicht gespeichert. Aus beidem wird zusammen mit einem geheimen Wert, der täglich neu erzeugt wird, eine nicht umkehrbare Prüfsumme gebildet. Sie dient allein dazu, aufeinander folgende Aufrufe eines Besuchs zusammenzufassen. Der Tageswert wird nach zwei Tagen gelöscht; danach lässt sich die Prüfsumme keiner Person mehr zuordnen. Eine Wiedererkennung über mehrere Tage oder über andere Websites hinweg findet nicht statt.
Gespeichert werden: aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Antwortstatus, Art des Geräts (Computer, Smartphone, Tablet), Browser- und Systemname, bevorzugte Sprache sowie die zuvor besuchte Seite, sofern Ihr Browser sie übermittelt. Diese Daten werden nach 180 Tagen gelöscht und nicht an Dritte weitergegeben. Die Auswertung erfolgt durch den technischen Dienstleister in unserem Auftrag (siehe Abschnitt „Auftragsverarbeitung“).
Zusätzlich wird aus Ihrer IP-Adresse das Land und das Bundesland bestimmt, um zu erkennen, aus welcher Region die Seite genutzt wird. Der Abgleich erfolgt gegen eine Tabelle auf unserem eigenen Server – Ihre IP-Adresse wird dabei weder gespeichert noch an einen anderen Dienst übermittelt. Eine genauere Verortung als das Bundesland findet auf diesen Seiten nicht statt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem bedarfsgerechten Online-Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Kontaktdaten finden Sie oben.
Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) – ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – unrichtige Daten korrigieren oder ergänzen zu lassen
- Löschung (Art. 17 DSGVO) – soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben
Wenden Sie sich dazu an die oben genannte verantwortliche Stelle oder an unsere Datenschutzbeauftragte bzw. unseren Datenschutzbeauftragten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unabhängig davon steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: +49 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Nutzung ist freiwillig
Sie sind nicht verpflichtet, dieses Online-Angebot zu nutzen. Alle Anliegen können Sie ebenso persönlich, telefonisch oder schriftlich an uns richten.