DSGVO-konforme Asyl- und Wohnraumverwaltung
Professionelle Software für die Verwaltung von Asylunterkünften und kommunalem Wohnraum. Belegungsplanung, Personenverwaltung, Kostenverfolgung und Dokumentenmanagement – alles in einem sicheren System.
Komplette Lösung für Wohnraumverwaltung
Alle Bereiche der Asyl- und Wohnraumverwaltung in einem System
Belegungsplanung
Übersicht über alle Unterkünfte, Zimmer und Betten in Echtzeit
- Freie Kapazitäten sehen
- Personen zuweisen
- Auslastung optimieren
Personenverwaltung
Zentrale Verwaltung aller Bewohner mit höchstem Datenschutz
- Stammdaten verschlüsselt
- Aufenthaltshistorie
- Familienverbindungen
Dokumentenmanagement
Sichere Verwaltung sensibler Dokumente pro Person
- Verschlüsselte Ablage
- Personen-Zuordnung
- Zugriffskontrolle
Rechnungsverwaltung
Erfassung von Rechnungen und Verträgen pro Unterkunft
- Rechnungen erfassen
- Mietverträge verwalten
- Versorgerverträge
Umzugsmanagement
Planung und Dokumentation von Umzügen zwischen Unterkünften
- Umzugshistorie
- Automatische Belegung
- Benachrichtigungen
Aufgabenverwaltung
Workflow-Management für alle Prozesse rund um Bewohner
- Fälligkeiten tracken
- Team-Zuordnung
- Status-Übersicht
Alle Funktionen im Überblick
Entwickelt für die besonderen Anforderungen der Asylverwaltung
Maximaler Datenschutz & DSGVO
Höchste Sicherheitsstandards für hochsensible Daten. Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Audit-Logs, Löschkonzepte und AV-Vertrag inklusive.
Echtzeit-Belegungsübersicht
Sehen Sie auf einen Blick alle freien und belegten Betten, Zimmer und Wohnungen. Kapazitätsplanung mit Auslastungsstatistiken.
Jobcenter-Fristen
Erfassen Sie Jobcenter-Fälle pro Person mit Fristdatum. Automatische Erinnerungen und Kalender-Export (ICS).
Verschlüsseltes Dokumentenmanagement
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und Personen zugeordnet. Sichere Ablage mit Zugriffskontrolle.
Umzugs-Workflow
Planen Sie Umzüge zwischen Unterkünften, dokumentieren Sie den Verlauf und behalten Sie die vollständige Historie.
Mehrmandantenfähig
Verwalten Sie mehrere Organisationen oder Standorte in einem System mit strikter Datentrennung.
Umfangreiche Statistiken
Auslastung, Kosten, Verweildauer, demografische Daten – alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Definieren Sie genau, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf – auf Wunsch beschränkt auf einzelne Liegenschaften. Alle Zugriffe werden protokolliert.
Wohnsituation und Asylstatus getrennt
Wo jemand wohnt und in welchem Verfahrensstand er sich befindet, sind zwei verschiedene Fragen – und werden auch getrennt geführt. „Privat untergebracht" ist damit kein Status mehr, sondern eine Wohnsituation. Abgeschlossene Vorgänge wandern ins Fallarchiv, statt die Listen zu füllen.
Versorgungsverträge mit Unterlagen
Strom, Gas, Wasser und Müll je Wohnung oder Standort – mit Vertragsnummer, Laufzeit und den zugehörigen Dokumenten. Endet ein Mietverhältnis, führt die Anwendung durch die nötigen Schritte und archiviert die Wohnung, statt sie zu löschen.
Abrechnung, die am Vorgang hängt
Nebenkosten entstehen aus den erfassten Zählerständen. Der Abrechnungsstand steht an der Aufgabe, zu der er gehört – wer die Aufgabenliste durchgeht, sieht ohne Umweg, was noch offen ist.
Checklisten an der Aufgabenvorlage
Was bei einem Einzug, Auszug oder Umzug zu tun ist, steht als Checkliste an der Vorlage und wird in jede daraus entstehende Aufgabe vererbt. Einzelne Punkte lassen sich direkt im Umzugsdialog abhaken.
Rechtlicher Hintergrund
Unterbringung ist für Kommunen keine freiwillige Leistung. Hier steht, welche Pflichten dahinterstehen – und wo die Asylverwaltung im Alltag hilft.
Pflichten der Kommune
§ 1 AufnG RP Beispiel Rheinland-Pfalz
Aufnahme und Unterbringung als Pflichtaufgabe
Landkreise, kreisfreie und große kreisangehörige Städte, verbandsfreie Gemeinden, Verbandsgemeinden und Ortsgemeinden nehmen auf und bringen unter – als Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung (Abs. 1). Die Kreisverwaltung kann die zugewiesenen Personen an die Gemeinden weiterverteilen (Abs. 2).
So hilft das System
- Standorte, Wohnungen, Zimmer und Betten in einer Übersicht
- Wer nur für einzelne Standorte zuständig ist, sieht nur diese – auch in den Kennzahlen
§ 2 Abs. 4 AufnG RP · § 3 AsylbLG
Unterkunft als Grundleistung – und ihre Kosten
Die Unterkunft gehört nach § 3 AsylbLG zu den Grundleistungen. Kostenträger nach dem AsylbLG ist in Rheinland-Pfalz der Landkreis bzw. die kreisfreie Stadt, in Aufnahmeeinrichtungen das Land. Hat der Kreis die Aufgabe auf die Gemeinden übertragen, erstattet er ihnen die Kosten (Rechnungshof, Tz. 11).
So hilft das System
- Miet- und Versorgungsverträge je Wohnung, mit Unterlagen
- Rechnungen mit Prüfung und Freigabe, Ausgaben je Wohnung in der Statistik
Nach der Anerkennung: Wechsel zum Jobcenter
Nach der Anerkennung trägt das Jobcenter in der Grundsicherung die angemessenen Kosten der Unterkunft. Für die Unterbringung heißt das: rechtzeitig wissen, wer anerkannt ist.
So hilft das System
- Asylstatus und Wohnsituation getrennt geführt
- Jobcenter-Fälle mit selbst gesetzter Frist als Arbeitshilfe, mit Erinnerung und Kalenderdatei
§ 9 Abs. 1 POG Beispiel Rheinland-Pfalz
Einweisung bei Obdachlosigkeit
Auf die Generalklausel des § 9 Abs. 1 POG stützen die Ordnungsbehörden die Einweisung in eine Unterkunft, um Obdachlosigkeit abzuwehren. Der Rechnungshof betont, dass eine solche Einweisung nur vorübergehend sein soll (Tz. 4.2).
So hilft das System
- Obdachlose im selben System, mit eigenem Status
- Belegungsverlauf mit Ein- und Auszug, auch Auszug in privaten Wohnraum
Auskunftssperre beachten
Ist im Melderegister eine Auskunftssperre eingetragen, dürfen Daten der Person nicht an Dritte gehen. Das muss jeder sehen, der die Akte öffnet.
So hilft das System
- Sperrvermerk an der Person
- Deutlicher Hinweis oben auf der Personenseite
Besondere Daten, barrierefreie Bedienung
Religion und Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Für Kommunen in Rheinland-Pfalz gilt die Landesverordnung BITV RP; sie übernimmt die Standards der BITV 2.0.
So hilft das System
- Eigenes Recht „Sensible Daten“, Details unten
- BITV RP (Standards der BITV 2.0), geprüft nach WCAG 2.1 AA
Was der Rechnungshof Rheinland-Pfalz empfiehlt
Kommunalbericht 2021, Nr. 2 „Unterbringung von Flüchtlingen durch Kommunen“ (Quelle)
Belegung der Gemeinschaftsunterkünfte in neun kreisfreien Städten Ende 2019 (Tz. 4.1)
der Bewohner hatten keinen Anspruch mehr nach dem AsylbLG (Tz. 4.2)
Landkreisen haben die Aufgaben auf die Gemeinden übertragen
Die Empfehlungen
- Übersichten über Belegung und Kosten der einzelnen Unterkünfte führen, mindestens monatlich aktualisiert (Tz. 4.1)
- Die Kreise sollen Umfang und Gründe von Leerständen kennen (Tz. 11)
Wie die Asylverwaltung das abdeckt
- Belegung jederzeit aktuell, weil jeder Ein- und Auszug direkt erfasst wird
- Belegung nach Standorten, Wohnungen unter 50 % Belegung auf einen Blick
- Nicht nutzbare Betten werden stillgelegt, die Auslastung rechnet mit den nutzbaren
- Ausgaben je Wohnung, Belegung und Rechnungen als CSV-Export
- Anerkannte Personen in der Unterkunft über Status und Jobcenter-Fälle erkennbar
Datenschutz im Detail
Sensible Daten nur mit eigenem Recht Art. 9 DSGVO
Nationalität, Religion, Sprachen, Aufenthaltsstatus und Gesundheitsangaben sieht nur, wer das Recht „Sensible Daten“ hat – auch in Statistik und Export. Dokumente und Notizen zum Status liegen verschlüsselt.
Löschen nach Fristen Art. 5, 17, 25 DSGVO
180 Tage nach dem Ende eines Falls löscht das System Religion, Sprachen und Gesundheitsangaben. Die Akte selbst bleibt im Archiv, so lange der Aktenplan es vorsieht. Fehleinträge liegen 30 Tage im Papierkorb, dann sind sie endgültig weg.
Sicherheit der Verarbeitung Art. 32 DSGVO
Rollen mit Geltungsbereich je Standort, Hosting in Deutschland und ein Protokoll, wer wann Wohnungen, Verträge und Einstellungen geändert hat.
Auftragsverarbeitung Art. 28 DSGVO
Ich schließe mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie bleiben Verantwortliche für die Daten, ich verarbeite sie nur nach Ihrer Weisung.
Quellen
- Landesaufnahmegesetz Rheinland-Pfalz (AufnG RP) vom 21.12.1993, §§ 1 und 2: landesrecht.rlp.de
- Asylbewerberleistungsgesetz, § 3 Grundleistungen: gesetze-im-internet.de
- SGB II, § 22 Bedarfe für Unterkunft und Heizung: gesetze-im-internet.de
- Polizei- und Ordnungsbehördengesetz Rheinland-Pfalz (POG), § 9 Allgemeine Befugnisse: landesrecht.rlp.de
- Bundesmeldegesetz, § 51 Auskunftssperren: gesetze-im-internet.de
- Rechnungshof Rheinland-Pfalz, Kommunalbericht 2021, Nr. 2 „Unterbringung von Flüchtlingen durch Kommunen“: rechnungshof.rlp.de (PDF)
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679: eur-lex.europa.eu
- Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung Rheinland-Pfalz (BITV RP), § 1 – Standards nach §§ 3 und 4 BITV 2.0: landesrecht.rlp.de, gesetze-im-internet.de
Transparente Preise
Faire Preisgestaltung nach Einwohnerzahl – keine versteckten Kosten
Asylverwaltungs-Modul
pro Einwohner und Jahr
Endpreise – gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
zzgl. Basis-Modul (0,030 € pro Einwohner/Jahr)
Berechnet werden mindestens 10.000 Einwohner; ab 50.000 Einwohnern gibt es Mengenrabatt. Mengenrabatt, Gesamtpaket und einmalige Leistungen
Inklusive:
- Unbegrenzte Unterkünfte
- Unbegrenzte Personen
- Alle Features
- Prioritäts-Support
- Hosting in DE
- Updates & Wartung
- AES-256 Verschlüsselung
- 99,9% Uptime
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