Was hat der Bauhof für uns gemacht? Warum die Frage so schwer zu beantworten ist

Die Frage kommt jedes Jahr, meist im Herbst, und sie klingt harmlos: Was hat der Bauhof eigentlich für uns gemacht? Gestellt wird sie von einer Ortsgemeinde, die ihren Anteil an den Bauhofkosten sehen will. Oder von der Kämmerei, die eine Umlage begründen muss. Oder vom Rechnungsprüfungsamt, das wissen möchte, wie die innere Verrechnung zustande kommt.

Die Antwort liegt irgendwo. In Stundenzetteln, im Kopf des Kolonnenführers, in einer Excel-Tabelle, die jemand nebenher pflegt. Sie zusammenzutragen kostet Tage, und am Ende steht eine Zahl, hinter der niemand mit voller Überzeugung steht.

Das liegt selten an fehlender Sorgfalt. Es liegt daran, dass drei Fragen getrennt beantwortet werden, die zusammengehören.

Drei Fragen, ein Vorgang

Was wurde gemacht? Steht im Auftrag oder im Kopf. Wie lange hat es gedauert? Steht auf dem Stundenzettel. Für wen war es? Steht nirgends, oder es wird beim Verrechnen geschätzt.

Solange diese drei Angaben in getrennten Systemen leben, lässt sich aus ihnen nachträglich keine Auskunft bauen. Die Stunde auf dem Zettel weiß nicht, zu welchem Auftrag sie gehört; der Auftrag weiß nicht, welche Kostenstelle ihn bezahlt. Was fehlt, ist keine Software, sondern eine Klammer.

Der Auftrag ist die Klammer

Praktisch bewährt hat sich, jede Tätigkeit als Auftrag zu führen — auch die, die keiner ist. Vier Arten decken den Alltag ab:

• Einzelaufträge, die jemand anfordert: Verkehrsschild aufstellen, Sperrmüll

abfahren, Halle für ein Fest herrichten.

• Turnusaufträge, die aus einem Plan entstehen: Grünschnitt, Straßenreinigung,

Spielplatzkontrolle.

• Prüfungen, die aus einer Vorschrift folgen.
• Schäden, die gemeldet werden — von der Verwaltung oder aus der Bürgerschaft.

Der Reiz liegt darin, dass alle vier am Ende dasselbe brauchen: eine Nummer, einen Auftraggeber, einen Ort, einen Status und einen Bericht. Wer sie unterschiedlich behandelt, hat vier Ablagen und keine Auswertung. Wer sie gleich behandelt, kann später fragen: Was ist im Ortsteil Nord dieses Jahr passiert? Und bekommt eine Antwort, ohne dass jemand vier Quellen zusammenrechnet.

Der Rest ist Statusführung: offen, eingeteilt, in Arbeit, erledigt. Wichtig ist weniger, wie fein die Stufen sind, als dass der Wechsel festgehalten wird. Wann ein Auftrag begonnen und wann er abgeschlossen wurde, ist die einzige verlässliche Grundlage für die Frage, wie lange etwas offen lag.

Die Bruchstelle ist die Fahrzeugstunde

Personalstunden werden fast überall erfasst. Es gibt einen Stundenzettel, er wird gebraucht, also wird er geführt. Bei Fahrzeugen und Geräten sieht es anders aus: Erfasst wird, dass der Unimog eingeteilt war, nicht wie lange er gelaufen ist.

Das ist verständlich — die Einteilung entsteht bei der Planung, die Laufzeit erst beim Einsatz — und es hat eine unangenehme Folge. Die Maschinenkosten fehlen dann vollständig in der Bewertung. Ein Auftrag mit drei Personenstunden und einem halben Tag Radlader erscheint als reiner Personalvorgang. Die Verrechnung ist damit nicht ungenau, sondern systematisch zu niedrig, und zwar genau bei den maschinenintensiven Arbeiten, die man eigentlich sauber zuordnen möchte.

Der Aufwand, das zu beheben, ist gering: ein Feld für die Einsatzstunden, direkt an der Einteilung, ausgefüllt beim Abschlussbericht. Der Ertrag ist groß, weil erst damit der Vergleich zwischen Eigenleistung und Fremdvergabe überhaupt tragfähig wird.

Verrechnungssätze haben ein Datum

Der zweite Stolperstein fällt erst nach ein, zwei Jahren auf — dann aber gründlich.

Irgendwann steigt der Verrechnungssatz für eine Personenstunde von 48 auf 52 Euro. Der naheliegende Handgriff: den Satz in der Tabelle überschreiben. Am nächsten Tag sind alle Aufträge des Vorjahres teurer geworden. Nicht sichtbar, nicht angekündigt, und die Zahl, die im letzten Rechenschaftsbericht stand, lässt sich nicht mehr reproduzieren.

Ein Satz braucht deshalb eine Gültigkeit von–bis, und bewertet wird mit dem Satz, der am Leistungstag galt — nicht mit dem heutigen. Bei einer Preisrunde wird der alte Satz zum Vortag beendet und ein neuer angelegt. Alte Aufträge behalten ihren Wert, neue bekommen den neuen. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Unterschied zwischen einer Auswertung, die man unterschreiben kann, und einer, die sich rückwirkend verändert.

Dasselbe gilt für die Zuordnung: Welcher Satz auf welche Stunde passt, sollte einer festen Reihenfolge folgen — der Satz, der am Bericht ausdrücklich festgehalten wurde, sonst der für dieses Gerät, sonst der für diese Funktion, sonst ein Standardsatz. Wichtig ist nicht die konkrete Kette, sondern dass sie festgeschrieben ist. Sobald die Zuordnung Ermessenssache wird, wird sie in strittigen Fällen angezweifelt.

Wozu der Aufwand gut ist

Vier Dinge werden möglich, die vorher Schätzungen waren:

1. Innere Verrechnung. Ortsgemeinden und Fachbereiche bekommen belegte

Anteile statt eines Schlüssels, der seit Jahren fortgeschrieben wird.

1. Rechnungen an Dritte. Arbeiten für Vereine, Zweckverbände oder

Nachbarkommunen lassen sich abrechnen, ohne dass jemand rekonstruieren muss, was da eigentlich passiert ist.

1. Haushaltsplanung. Wer weiß, was der Winterdienst in drei Jahren real

gekostet hat, plant anders als der, der den Ansatz fortschreibt.

1. Die Fremdvergabe-Frage. Sie wird oft gestellt und selten mit Zahlen

beantwortet. Sie lässt sich nur beantworten, wenn Personal-, Maschinen- und Materialkosten am selben Vorgang hängen.

Womit man anfängt

Der Versuch, alles gleichzeitig einzuführen, scheitert am Widerstand der Kolonne, und zu Recht: Wer den ganzen Tag draußen ist, hat kein Interesse an einer Erfassung, die eine halbe Stunde am Abend kostet.

1. Mit den Aufträgen beginnen, nicht mit den Kosten. Ein halbes Jahr lang

nur erfassen, was gemacht wurde, für wen, und wie lange. Ohne Sätze, ohne Verrechnung. Das allein beantwortet die Herbstfrage schon besser als vorher.

1. Die Erfassung dorthin bringen, wo die Arbeit passiert. Ein

Abschlussbericht, der auf dem Tablet in zwei Minuten mit einem Foto erledigt ist, wird geführt. Ein Formular, das abends im Büro nachgetragen werden muss, wird geschätzt.

1. Sätze erst einführen, wenn die Mengen stimmen. Ein sauberer Satz auf

lückenhafte Stunden ergibt eine präzise falsche Zahl.

1. Mit wenigen Kostenstellen starten. Lieber acht, die jeder zuordnen kann,

als vierzig, bei denen im Zweifel die erste genommen wird.

Der Aufwand liegt fast vollständig in den ersten Monaten. Danach ist es ein Feld am Ende eines Auftrags.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür eine Zeiterfassung? Nein, und die beiden sollte man auch nicht vermischen. Eine Zeiterfassung beantwortet, wann jemand gearbeitet hat — eine arbeitsrechtliche Frage mit eigenen Regeln und eigener Mitbestimmung. Die Leistungserfassung beantwortet, woran gearbeitet wurde. Wer beides in einem System führt, holt sich die Mitbestimmungsdiskussion in ein Projekt, das sie nicht braucht.

Was ist mit Arbeiten, die sich keinem Auftraggeber zuordnen lassen? Die gibt es, und sie sind normal: Werkstatt, Fahrzeugpflege, Rüstzeiten, Besprechungen. Sie brauchen eigene Sammelaufträge. Wichtig ist nur, dass sie sichtbar bleiben und nicht stillschweigend auf die zuordenbaren Arbeiten umgelegt werden — sonst wirken alle Aufträge teurer, als sie sind, und niemand kann erklären, warum.

Wie genau muss die Stundenangabe sein? Viertelstunden reichen fast immer. Wer auf die Minute erfasst, erzeugt eine Scheingenauigkeit, die der Aufwand nicht rechtfertigt — und Widerstand, der die ganze Erfassung gefährdet.

Und wenn die Kolonne nicht mitmacht? Dann liegt es meistens daran, dass die Erfassung nur nach oben berichtet und nichts zurückgibt. Das ändert sich, sobald die Leute im eigenen Auftrag sehen, was beim letzten Mal an derselben Stelle gemacht wurde, welches Gerät gebraucht wurde und was der Vorgänger notiert hat. Erfassung, die auch dem nützt, der sie ausfüllt, wird geführt.