Entgelte für Hallen und Bürgerhäuser: Nutzergruppen sauber abbilden

Eine Turnhalle kostet nichts, wenn der ortsansässige Sportverein trainiert. Sie kostet einen ermäßigten Satz, wenn ein Verein aus der Nachbargemeinde sie mitnutzt. Sie kostet den vollen Satz bei einer privaten Feier und noch einmal mehr, wenn eine Firma eine Schulung durchführt. Dazu kommen Zuschläge für Küche, Reinigung, Hausmeisterdienst und Aufbautage sowie Kautionen, die manchmal fällig werden und manchmal nicht.

Diese Staffelung ist politisch gewollt und sachlich begründet. Im Verwaltungsalltag wird sie zum Problem, sobald sie nur in der Benutzungsordnung steht und in den Köpfen von zwei Personen.

Woran es praktisch hakt

Die Einordnung passiert im Kopf. Wer eine Anfrage bearbeitet, entscheidet aus der Kenntnis heraus, welcher Gruppe ein Nutzer angehört. Diese Kenntnis ist unterschiedlich verteilt. Zwei Kollegen ordnen denselben Nutzer verschieden ein, beide mit guten Gründen, und die Rechnungen unterscheiden sich.

Sonderfälle werden zu Präzedenzfällen. Ein Verein bekommt einmal einen Nachlass, weil die Veranstaltung einem guten Zweck diente. Beim nächsten Mal beruft er sich darauf. Ohne Vermerk, warum die Ausnahme gemacht wurde, lässt sie sich weder verteidigen noch beenden.

Nebenkosten werden vergessen. Die Grundgebühr steht in der Buchung, der Küchenzuschlag fällt bei der Abrechnung ein, die Endreinigung merkt erst der Hausmeister an. Jeder dieser Nachträge kostet eine Rückfrage und verzögert die Rechnung.

Niemand kennt den Förderumfang. Die Frage, wie viel die kostenlose Vereinsnutzung die Kommune tatsächlich kostet, kommt spätestens in der nächsten Haushaltsdiskussion. Ohne Zahlen wird sie mit Schätzungen beantwortet.

Die Nutzergruppe gehört an den Nutzer, nicht an die Buchung

Der wirksamste Schritt ist zugleich der einfachste: Die Einordnung wird einmal am Nutzer hinterlegt und nicht bei jeder Buchung neu getroffen. Ein Verein ist ortsansässig oder nicht; das ändert sich selten und muss nicht dreißigmal im Jahr beurteilt werden.

Sinnvoll sind wenige, klar abgegrenzte Gruppen. In den meisten Benutzungsordnungen reichen vier bis sechs:

1. Ortsansässige Vereine und Institutionen, oft mit Unterscheidung nach Jugend- und Erwachsenenbetrieb
2. Ortsansässige Privatpersonen
3. Auswärtige Vereine
4. Auswärtige Privatpersonen
5. Gewerbliche und parteipolitische Nutzung
6. Verwaltungseigene Nutzung

Wichtig ist, dass die Zuordnung überprüfbar ist. Bei Vereinen bedeutet das in der Regel: einmal jährlich abgleichen, ob die Voraussetzungen noch vorliegen — Sitz, Gemeinnützigkeit, Mitgliederzahl, je nachdem, woran die Ordnung anknüpft.

Nebenleistungen als eigene Positionen

Der zweite Schritt ist, alles, was zusätzlich anfällt, als eigene, benannte Position zu führen statt als Erfahrungswissen:

• Küchennutzung — je nach Ordnung pauschal oder gestaffelt nach Umfang
• Reinigung — Grundreinigung, Endreinigung, Sonderreinigung nach Veranstaltungen
• Auf- und Abbautage — häufig ermäßigt oder frei, aber eben nicht automatisch
• Technik und Mobiliar — Bühne, Beschallung, Bestuhlung
• Hausmeisterdienst außerhalb der regulären Zeiten
• Kaution — mit Angabe, wann sie fällig ist und wann sie zurückgezahlt wird
• Energiekosten, wo sie separat abgerechnet werden

Wenn diese Positionen bei der Buchung erfasst werden, entsteht die Rechnung aus der Buchung — statt aus einer Rekonstruktion Wochen später.

Der Dauerauftrag ist der Regelfall

Der größte Teil des Aufkommens sind keine Einzelbuchungen, sondern Serien: das wöchentliche Training, die monatliche Übungsstunde, die Saison von September bis Mai. Eine Entgeltberechnung muss deshalb mit Serien umgehen können, und zwar in beide Richtungen:

• Die Serie erzeugt die Termine, aber jeder einzelne Termin muss ausfallen können — bei Ferien, Feiertagen, Sperrungen und Absagen.
• Abgerechnet wird nicht die Serie, sondern die tatsächlich stattgefundenen Termine. Wer die Serie abrechnet, stellt Ferien in Rechnung und bekommt die Rückfrage garantiert.

Das klingt selbstverständlich, ist aber der häufigste Grund für Korrekturrechnungen bei Vereinsabrechnungen.

Die Zahl, die im Haushalt gebraucht wird

Sobald Nutzergruppe, Regelsatz und tatsächlich angesetztes Entgelt je Buchung vorliegen, ergibt sich eine Auswertung fast von selbst: die Differenz zwischen dem, was nach Vollsatz angefallen wäre, und dem, was tatsächlich berechnet wurde.

Diese Zahl ist der geldwerte Umfang der Vereinsförderung über Raumnutzung. Sie taucht in keinem Haushaltsplan auf, weil sie nie berechnet wird — und sie ist regelmäßig erheblich. Für die Diskussion über Vereinsförderung ist sie das stärkste verfügbare Argument, in beide Richtungen.

Häufige Fragen

Müssen wir die Benutzungsordnung ändern, um das umzusetzen? In der Regel nicht. Es geht darum, die vorhandene Ordnung abzubilden, nicht sie zu ersetzen. Auffällig wird dabei allerdings oft, dass die Ordnung Fälle nicht regelt, die in der Praxis vorkommen — das ist dann ein eigener Anlass.

Wie gehen wir mit Nutzern um, die in mehreren Rollen auftreten? Ein Verein, der einmal im Jahr eine kommerzielle Veranstaltung durchführt, ist für diese eine Buchung anders einzuordnen. Deshalb sollte die Gruppe am Nutzer voreingestellt, bei der einzelnen Buchung aber übersteuerbar sein — mit Vermerk.

Lohnt sich das bei wenigen Räumen? Der Aufwand hängt weniger an der Zahl der Räume als an der Zahl der Nutzer und Buchungen. Eine einzige stark genutzte Halle rechtfertigt die Struktur bereits.

Was ist mit Nutzungen, die vollständig kostenfrei sind? Die gehören trotzdem erfasst, mit Satz null. Sonst fehlen sie in der Auslastung — und in der eben beschriebenen Förderzahl.